ЭПЛ: в чем отличие от ЭТрН и как с ним работать

Система электронных перевозочных документов становится обязательной частью работы логистики — до 1 сентября 2026 года участники рынка должны выстроить процессы работы с электронными перевозочными документами.

Разберем по отдельности, что такое ЭТрН и ЭПЛ

ЭТрН — электронная транспортная накладная, заменяет бумажную транспортную накладную при автомобильной перевозке грузов.

Фиксирует, кто отправил груз, кому он предназначен, какой перевозчик его везёт, откуда и куда выполняется доставка, а также в каком состоянии груз был передан и принят.

ЭПЛ — электронный путевой лист, заменяет бумажный путевой лист и оформляется перед выездом автомобиля. В нём отражаются данные о машине, водителе, маршруте, медосмотрах и техническом состоянии транспорта.

Титулы в ЭТрН и ЭПЛ

ЭТрН и ЭПЛ — это не «один файл», а набор отдельных этапов. Данные этапы называются титулами. Каждый титул формируется на своём этапе перевозки, подписывается конкретным участником и имеет свой тип электронной подписи.

В ЭТрН 8 титулов: Т1–Т4 обязательные, Т5–Т8 используются по ситуации.

В ЭПЛ 6 титулов: от подготовки рейса до возвращения транспорта и медосмотра.

Порядок нарушать недопустимо, если подписать не тот титул или не той подписью, документ может быть оформлен некорректно.

Кто и как подписывает электронный путевой лист

В путевом листе участвуют диспетчер, врач, механик и сотрудник, который выпускает и принимает авто.

Для более полного понимания процесса стоит детализировать требования к каждой роли и порядок подписания документа разными видами электронной подписи.

1. Диспетчер

Диспетчером может быть любой штатный сотрудник. Он оформляет путевой лист, указывает маршрут, данные о транспортном средстве, время выезда, срок действия путевого листа, виде перевозки, ответственных сотрудников по мед‑, техосмотру и выпуску машины и другую необходимую информацию. При перевозке пассажиров или опасных грузов, диспетчер должен указать, что требуется послерейсовый медосмотр.

Использует: УКЭП, УНЭП ГК.

2. Медицинский работник

Проводит предрейсовый медицинский осмотр водителя и подтверждает его допуск к управлению транспортным средством своей подписью. Сделать это можно у штатного врача или сторонней медорганизации.

Использует: УКЭП.

3. Механик/контролёр технического состояния

Проверяет исправность автомобиля перед выездом и подтверждает его готовность к эксплуатации. Подписать документ может только штатный сотрудник, а провести техосмотр — только сотрудник с образованием контролера состояния транспортного средства. Если техосмотр проводится в стороннем автосервисе, зафиксировать результаты осмотра и подписать путевой лист все равно должен штатный механик.

Использует: УКЭП, УНЭП ГК.

4. Сотрудник, выпускающий ТС на линию

Принимает окончательное решение о выпуске машины и несёт за это ответственность. Часто эту роль выполняет тот же механик или диспетчер.

Использует: УКЭП, УНЭП ГК.

Подписание ЭПЛ происходит с использованием двух типов электронных подписей, выбор которых зависит от роли сотрудника:

• Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП): используется механиками и сотрудниками, выпускающими ТС. Она подходит для подтверждения факта выполнения ими своих служебных обязанностей внутри организации. Эту подпись сотрудники получают бесплатно через мобильное приложение «Госключ», используя подтверждённую учётную запись на портале Госуслуг. Именно этой подписью они заверяют свои действия в системе электронного документооборота перевозчика.

• Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП): требуется для диспетчера, медработника. УКЭП имеет юридический статус, равный собственноручной подписи на бумаге, и необходима для придания документу полной юридической силы. Как правило, она оформляется на руководителя организации или уполномоченного ответственного лица.

Обмен ЭПЛ делится на 6 обязательных этапов и 1 опциональный:

Этап 1. Диспетчер создает путевой лист в учетной системе компании и вносит необходимую информацию.

Этап 2. Водитель проходит предрейсовый медосмотр. Врач ставит электронную подпись и допускает или не допускает водителя на рейс.

Этап 3. Механик проводит предрейсовый техосмотр, подписывает путевой лист в учетной системе.

Этап 4. Механик или ответственный за выпуск в рейс вносит показания одометра и подписывает путевой лист, а водитель начинает выполнение рейса.

Этап 5. На этом этапе документ попадает в ГИС ЭПД, где формируется QR‑код для ГАИ со всей информацией о поездке. Водитель начинает выполнять рейс. В пути он может предъявить QR‑код, если машину остановит инспектор ДПС.

Этап 6. Водитель заканчивает рейс, и механик или другой ответственный за приемку сотрудник вносит в путевой лист данные одометра. Сотрудник ставит подпись, и для большинства водителей путевой лист закрывается на этом этапе. Далее документ автоматически попадает в электронный архив.

Этап 7. Водитель проходит послерейсовый медосмотр — если он перевозил пассажиров или опасные грузы. После подписания на этом этапе ЭПЛ закроется.