В настоящее время ЭТрН применяется добровольно, но уже с 1 сентября 2026 года цифровой формат станет обязательным для всех участников грузоперевозок. Рассмотрим, кто должен перейти на ЭТрН и что для этого необходимо.
Для чего нужны электронные транспортные накладные (ЭТрН).
В октябре 2020 года был проведен эксперимент по переводу транспортных накладных и путевых листов в цифровой формат. Отправители грузов, перевозчики и грузополучатели оформляли и подписывали документы через операторов электронного документооборота (ЭДО). А ГИБДД и Ространснадзор контролировали процесс через тестовую информационную систему.
Эксперимент прошел успешно — новые механизмы взаимодействия участников перевозок и госорганов выполнили свои цели. Процесс грузоперевозок на время эксперимента стал быстрее и дешевле для участников и прозрачнее для государства. С 2022 года добровольное использование ЭТрН закрепили в законодательстве.
Преимущества для бизнеса:
— Ускорение бизнес-процессов;
— Сокращение расходов на доставку и хранение документов;
— Упрощение процессов и отдельных подразделений компании:
- Руководитель получает полный контроль над логистическими операциями — электронные документы позволяют отслеживать этапы перевозки в реальном времени, что повышает управляемость бизнеса и доверие со стороны контрагентов и госорганов;
- Экономия времени бухгалтерии на обработку первичных документов и сведение к минимуму ошибки при перенесении данных. Все ЭТрН интегрируются с учетными программами;
- Служба логистики оформляет и отправляет ЭТрН через веб-сервис или интегрированную систему за минимальное время. Все участники мгновенно получают документ по ЭДО, что ускоряет бизнес-процессы доставки груза.
- При электронном документообороте сотрудник склада сразу после погрузки груза подписывает накладную КЭП — нет необходимости ждать курьера или водителя с бумажными бланками.
Передача данных ЭТрН идет по защищенным каналам через аккредитованных операторов ИС ЭПД, что соответствует требованиям Минтранса и ФНС. Архив электронных перевозочных документов хранится в дата-центрах оператора ЭДО.
Обязательные ЭТрН с 1 сентября 2026 года.
С 1 сентября 2026 года электронные транспортные накладные станут обязательными. Новые требования распространяются на все коммерческие перевозки грузов, независимо от отрасли и вида груза.
Кроме того, в цифровой форме по умолчанию будут оформляться и другие перевозочные документы:
- Грузовые накладные авиационного и железнодорожного транспорта;
- Заказы и заявки на перевозку грузов автомобильным транспортом;
- Экспедиторские документы (экспедиторская расписка, поручение экспедитору или складская расписка).
Бумажные накладные больше не будут использоваться участниками грузоперевозок.
Переход на электронные документы при перевозке алкогольной продукции: ключевые моменты и сроки.
С 1 марта 2026 года осуществится переход на электронный документооборот при перевозке алкогольной продукции. Это означает, что бумажные товарно-транспортные накладные (ТТН) заменят электронные аналоги, что призвано упростить и обезопасить цепочки поставок.
Основные изменения и сроки:
- До 1 марта 2026 года: Бумажная ТТН является единственным документом, подтверждающим легальность производства и оборота алкогольной продукции.
- С 1 марта 2026 года:
Обязательный переход на электронные документы: Статья 10.2 Федерального закона от 22.11.95 № 171-ФЗ предусматривает замену бумажных ТТН электронными документами (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 03.04.2023 № 108-ФЗ).
Определение содержания и порядка использования электронных документов: Постановление Правительства от 28.11.2025 № 1944 регламентирует, как будут использоваться новые электронные документы.
Согласно Постановлению, для маркируемых товаров (пиво, пивные напитки, медовуха, пуаре, сидр, спиртосодержащая непищевая продукция): оборот этих товаров будет сопровождаться электронным универсальным передаточным документом (УПД), который предоставляется в систему «Честный знак».
С 1 сентября 2026 года: При перевозке автомобильным транспортом УПД необходимо предъявлять вместе с электронными перевозочными документами, такими как электронная транспортная накладная (ЭТрН) или электронный путевой лист (ЭПЛ).
- Для остальных видов алкогольной и спиртосодержащей продукции:
Необходимо будет оформить электронную заявку о фиксации информации в Единой государственной автоматизированной информационной системе (ЕГАИС).
- Переходный период:
До 1 марта 2027 года: Сохраняется возможность оформления бумажной ТТН вместо электронного УПД или электронной заявки в ЕГАИС. Это предусмотрено статьей 3 Федерального закона от 29.05.2024 № 102-ФЗ.
Порядок обмена электронными транспортными накладными.
- Грузоотправитель оформляет ЭТрН в учетной системе или веб-интерфейсе, подписывает свой титул (раздел) квалифицированной электронной подписью (КЭП) и передает его через оператора ЭПД в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД);
- Провайдер передает ЭТрН перевозчику и получателю груза;
- Водитель заходит в сервис с планшета или смартфона и подтверждает прием груза простой электронной подписью (ПЭП);
- Перевозчик подписывает электронную накладную КЭП;
- Получатель принимает груз и подписывает свой раздел документа КЭП;
- Водитель подтверждает передачу груза ПЭП;
- Менеджер транспортной компании подписывает титул перевозчика КЭП и завершает документооборот.
У участников перевозки есть возможность просматривать и скачивать из сервиса оператора ЭПД оригиналы ЭТрН, которые они подписывали.
ГИС ЭПД получает данные о подписании ЭТрН в режиме онлайн и по запросу передает их МВД, Ространснадзору и ФНС. Также система принимает титулы и КЭП от провайдеров, выдает уникальный идентификатор документа и формирует записи по ЭТрН в свою базу данных.
Форма электронной транспортной накладной.
Правительство утвердило форму транспортной накладной в приложении №4 к правилам перевозок грузов автомобильным транспортом (Постановление Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200).
Документ включает в себя информацию о грузоперевозке, которую согласовывают грузоотправитель и перевозчик:
- дату, время, адрес погрузки и выгрузки груза;
- параметры транспортного средства;
- особые условия доставки груза и другие сведения;
- штрафы за простой транспорта, задержку доставки.
ЭТрН состоит из четырех обязательных файлов обмена (они же титулы или разделы) и четырех опциональных. Формат транспортной накладной утвержден в приказе ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065.
Все титулы подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП).
| Этап | Номер | Кто подписывает | Какие сведения включает |
| Обязательные разделы | |||
| Погрузка | 1 | Грузоотправитель | О сторонах перевозки, условиях договора, сведения о водителе, грузе и сопроводительных документах |
| 2 | Перевозчик | О состоянии груза при приеме к перевозке | |
| Выгрузка | 3 | Грузополучатель | О приеме товара от перевозчика, состоянии груза |
| 4 | Перевозчик | О сдаче груза получателю | |
| Необязательные разделы | |||
| Фиксация стоимости | 5 | Перевозчик | О финальной стоимости перевозки |
| 6 | Грузоотправитель | ||
| Переадресация | 7 | Перевозчик | Об изменении грузополучателя либо его адреса |
| Эстафета | 8 | Перевозчик | О смене водителя или транспортного средства |
Однако, в некоторых случаях транспортная накладная не понадобится:
- Нет договора перевозки и в перевозке не участвует привлеченный перевозчик (ст. 8Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).
Электронный формат не меняет этих правил;
- Перевозка без заключения договора перевозки. В случае, если поставщик доставляет свой товар покупателю собственным транспортом, а доставка не выделена как отдельная оплачиваемая услуга;
- Перевозка между подразделениями организации. В случае, если компания перевозит грузы между своими филиалами на собственном транспорте.
В данных случаях закон не требует оформлять ЭТрН, но бизнесу для налогового учета все равно нужно подтверждать расходы на транспортировку. Это можно сделать с помощью других документов — договоров, актов или путевых листов.
Для начала обмена перевозочными документами необходимо:
- Получить сертификат КЭП для уполномоченных лиц.
Сотрудники, которые будут подписывать ЭТрН от лица компании, должны получить сертификат электронной подписи физического лица в аккредитованном удостоверяющем центре, далее оформить машиночитаемую доверенность (МЧД) для подтверждения полномочий физлица.
Руководителям коммерческих организаций и ИП сертификат квалифицированной электронной подписи выдают только в удостоверяющем центре ФНС России. Чтобы получить его впервые, необходимо прийти лично. Действующую КЭП, выданную УЦ ФНС, можно продлить удаленно через личный кабинет на сайте Федеральной налоговой службы.
- Подключиться к оператору ИС ЭПД.
Оператор будет обрабатывать и отправлять ЭТрН через свой сервис в ГИС ЭПД. Минтранс провел аккредитацию и сформировал специальный реестр таких операторов. В него попадают организации, которые соответствуют требованиям ч. 4 ст. 18.1 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.
- Приобрести технические средства.
Сотрудникам, которые будут принимать, перевозить и отгружать товар, нужен смартфон или планшет с доступом к ЭДО.